Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności

Myślenie o projektach czy sytuacjach w sposób bardziej efektywny może sprawić, że rzeczy będą realizowane szybciej, lepiej i efektywniej. Nasz umysł pracuje w bardzo efektywny sposób, który możemy nazwać Naturalnym Planowaniem. Tymczasem większość edukacji szkolnej wbija nam w głowy inny sposób myślenia i działania - niezgodny z Naturalnym Planowaniem. Z różnych powodów. Efekt jest ten sam: ludzie nie umieją myśleć, a jeśli już to robią, bardzo się przy tym męczą.
Jak pisze David Allen w swojej książce "Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności", Naturalne Planowanie składa się z pięciu etapów:
1. Cel.
2. Zasady.
3. Wizja/rezultat.
4. Burza mózgów.
5. Porządkowanie.
Pytanie "dlaczego" należy zadać na pierwszym etapie, podczas zastanawiania się nad celami danego działania.
Zadawanie pytanie "dlaczego" nie boli . Wbrew temu co sądzą o nim zatwardziali korporacjoności, którzy boją się najmniejszej zmiany. Prawie każda rzecz, którą się obecnie zajmujesz, może być poprawiona lub dopracowana dzięki zadaniu pytania "dlaczego". Jest to podstawowe pytanie kreatywne dzięki któremu wpada się na lepsze, a czasem wręcz genialne, pomysły.
Po co idziesz na kolejne spotkanie? Jaki jest cel twojego zadania? Po co zapraszasz przyjaciół na grilla? Po co zatrudniasz dyrektora do spraw marketingu? Po co ci budżet?
Świadomość i jasność celów jakiegokolwiek działania są podstawowymi warunkami przejrzystości, kreatywnego rozwoju i współpracy. Ale bardzo często zapominamy właśnie o ogólnym znaczeniu spraw, a potem jesteśmy złapani w formę tego co stworzyliśmy. I wtedy się szarpiemy, wtedy kombinujemy i mamy problemy z realizacją. O efektywności działań w takim wypadku nie ma co nawet wspominać.
Pytania "dlaczego" nie należy lekceważyć. Lista korzyści z jego stosowania jest następująca: określa co jest sukcesem, określa kryteria podejmowania decyzji, porządkuje zasoby, motywuje, wyjaśnia punkt widzenia, poszerza gamę wyborów.
Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych korzyści.
1. Określa co jest sukcesem.
W dzisiejszych czasach ludzie są spragnieni zwycięstw. Uwielbiamy wszelkie gry i lubimy wygrywać albo przynajmniej mieć realną szansę na wygraną. Ale jeśli nie masz pewności czym jest dla ciebie sukces, to nigdy go nie osiągniesz. Niektórzy promują stawianie celów na tyle otwartych i niesprecyzowanych, żeby zawsze coś się znalazło co można podciągnąć pod "sukces". Nie to nic wspólnego z efektywnym działaniem ani z działaniem bezstresowym - zawsze jest ryzyko, że interes nie wypali i wtedy będzie klapa na całej linii. Jeśli chcesz spać spokojnie, musisz mieć gotową odpowiedź dlaczego zwolniłeś wiceprezesa do spraw marketingu, albo czemu zatrudniłeś na stanowisko dyrektora tego błyskotliwego absolwenta M.B.A. Nie będziesz też w stanie określić czy twój biznesplan jest dobry, zanim nie zestawisz go z kryteriami sukcesu zdefiniowanymi odpowiedzią na pytanie "Po co mi biznesplan ". 2. Określa kryteria podejmowania decyzji.
W jaki sposób podejmujesz decyzję czy pieniądze wydać na broszurę w pięciu kolorach czy na broszurę w dwóch kolorach Skąd wiesz, że do zajęcia się twoją stroną internetową należy zatrudnić znanego projektanta stron, a nie studenta po zajęciach Tego typu decyzje bazują na celu działania. Masz określony cel i w stosunku do niego oceniasz czy dane działanie przybliży cię do niego czy nie. Bez "dlaczego" twoje decyzje równie dobrze możesz podejmować rzucając monetą lub kostką. Tylko wtedy nie masz żadnego uzasadnienia dla twojego stanowiska i twojej pensji w firmie. 3. Porządkuje zasoby.
W jaki sposób powinieneś rozdysponować fundusze pracownicze w ramach budżetu firmy Jak dziś najlepiej zarządzać przepływami pieniężnymi, aby zapewnić firmie jak najlepszą rentowność jako detalisty w perspektywie kilku następnych lat Czy w ramach organizacji comiesięcznego spotkania integracyjnego powinniśmy przeznaczyć dodatkowe środki na posiłki czy nagłośnienie?
W każdym z powyższych pytań odpowiedź jest uzależniona od tego co chcesz osiągnąć - "dlaczego" coś robisz.
4. Motywuje.
Powiedzmy to sobie szczerze. Skoro nie ma żadnego dobrego powodu, aby coś robić, to nie warto tego robić . Ludzie bardzo często zapominają po co coś robią kiedy to robią. Tracą wtedy zapał, zaangażowanie, entuzjazm. Wystarczy jednak przypomnieć im "dlaczego to robią", a powróci im energia do działania. Proste i skuteczne.
5. Wyjaśnia punkt widzenia.
Pamiętanie o rzeczywistym celu jakiegokolwiek z twoich działań sprawia, że rzeczy stają się prostsze. Wystarczy poświęcić dwie minuty na zapisanie gdzieś, gdziekolwiek - nawet w tymczasowym dokumencie, co jest pożądanym efektem działania, aby otrzymać wyostrzony kształt jego wizji. To zupełnie tak jak ustawianie ostrości w obiektywie teleskopu, aparatu fotograficznego lub projektora slajdów. Zdarza się, że jednym celnym pytaniem "Co tak naprawdę chcemy osiągnąć " jesteśmy w stanie uporządkować rozsypujące się, nieklarowne projekty czy sytuacje.
6. Poszerza gamę wyborów.
Z jednej strony określenie celu powoduje skupienie uwagi na bardzo precyzyjnie określoną rzecz. Z drugiej zaś otwiera bramę dla twórczego myślenia o szerszych możliwościach. Wiedza na temat rzeczywistego celu organizowania konferencji, imprezy pracowniczej, wyeliminowania stanowiska kierowniczego lub połączenia firm intensyfikuje proces myślowy dotyczący tego jak założony cel osiągnąć. Opis pozostałych pięciu etapów Naturalnego Planowania oraz więcej przydatnych wskazówek związanych z organizacją własnej pracy, zwiększeniem efektywności wykonywanych działań i redukcją stresu wynikającego z codziennego bałaganu w pracy znajdziesz w książce Davida Allena "Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności".

www.euro.bankier.pl; 2010-01-14