Efektywny Excel. Zasada 80/20 - Jakub Jerczyński

SFORMATUJ MNIE, PROSZĘ

Praca w programie Excel zaczyna się od zebrania danych, które na początku mogą wyglądać chaotycznie. Program powstał, by pomagać użytkownikowi przedstawić, tzw. surowe dane w sposób, który ułatwi podejmowanie dalszych decyzji, lub pozwoli wyciągnąć wnioski z zebranych danych.

Standardowy kurs Excela zacząłby się od informacji odnośnie czym jest komórka, wiersz, kolumna, jak wpisywać w nią informację i jak je formatować oraz z całą gamą opcji formatowania komórek w arkuszu. Program ma ponad 450 funkcji i setki dostępnych działań i narzędzi w postaci ikon na pasku zadań. Tylko, by zastosować dostępne narzędzia, najpierw trzeba pamiętać o nich i wiedzieć, kiedy którego użyć, prawda?

By lepiej to zrozumieć, program Excel można porównać do piaskownicy i zabawek: Mamy piaskownice -> Obszar roboczy w arkuszu programu Excel Mamy piasek -> Zbiór danych

Mamy wiaderko, którym nabieramy piasek -> Wybieramy co wprowadzić lub skopiować Mamy łopatkę -> Grupujemy dane i redukujemy niepotrzebne informacje, np. duplikaty Mamy foremki, by tworzyć różne budowle -> Budujemy formuły Mamy grabki, by wyrównać piasek -> Dodajemy formatowania i upiększenia Efektem zabaw w piaskownicy jest piękny zamek z piasku -> Gotowy i funkcjonalny raport

To taka wielka piaskownica, mająca w zanadrzu różne narzędzia, które tylko czekają, by zostać wykorzystane w odpowiedni sposób. Tylko czy zawsze potrzebujemy korzystać z wszystkich dostępnych "zabawek" by zrobić to co chcemy? Czy dzieci, które bawią się w piaskownicy zabawę zaczynają od "wykładu rodziców" - czym jest piasek, z czego się składa, jaki może być - czy może zaczynają się bawić piaskiem i eksperymentują?

Mam nadzieję, że nikt nie wpadł teraz by sprawdzić opcję nr 1 na swoich pociechach...

Zacznijmy nasze eksperymenty z programem Excel od przygotowania tabeli z możliwością sortowania i filtrowania danych. Mamy grupę dzieci, która bawi się w piaskownicy, a każde z nich ma 1 zabawkę, jak poniżej:

Załóżmy, że chcemy sprawdzić które z osób posiada Grabki i Foremki oraz posortować imiona dzieci alfabetycznie. Liczenie tego manualnie może zająć trochę czasu. Rozwiązaniem jest ikona FORMATUJ

JAKO TABELĘ, która dostępna jest w zakładce Narzędzia główne:

Wystarczy, że zaznaczymy nasze dane wprowadzone do arkusza klikniemy w ikonę formatuj jako tabelę:

I teraz zaczyna się prawdziwa magia, bo możemy jednym kliknięciem wybrać formatowanie naszych danych proponowane przez Excel:

Excel zapyta nas, czy chcemy sformatować zaznaczony obszar jako tabelę, jak również czy dane z pierwszego wiersza powinny być traktowane jako nagłówki:

Jeśli mając nagłówki nie zaznaczymy obszaru "moja tabela ma nagłówki" Program wstawi dodatkowy wiersz powyżej:

Dlatego w naszym wypadku zaznaczamy, że tabela ma nagłówki i klikamy OK:

Brawo! Mamy tabelę, która pozwala grupować informację. Takie dane:

? Mają przygotowane nagłówki, które pozwalają sortować elementy lub wybrać tylko interesujące na informacje

Filtrowanie (Znaczek lejka w prawej części komórki): Sortowanie (Strzałka skierowana w górę lub dół, w prawej części komórki):

Pamiętajmy, sortować możemy przez dane zawarte w jednej kolumnie (pionowo), natomiast filtrować możemy przez jedną i więcej kategorii.

? W przypadku wprowadzenia nowej kolumny/wiersza z danymi, program automatycznie rozpozna nowo dodane dane jako część sformatowanej tabeli

? W dowolnym momencie możemy zmieniać styl formatowania danych Wystarczy zaznaczyć naszą tabelę i ponownie wybrać ikonę formatuj jako tabelę i zmienić formatowanie:

Gratulacje, właśnie odkryliśmy ogromny potencjał programu Excela, który pozwala nam w szybki sposób przekształcić dane jako tabelę, zmienić wygląd oraz filtrować i sortować dane. A wszystko poprzez jedną ikonę.

Czas na praktykę!

Mamy grupę osób, która podzieliła się z nami swoimi zainteresowaniami oraz jakie mają zwierzęta domowe:

Imię

Hobby

Zwierzę

Grażyna

Gotowanie

Kot

Igor

Podróże

Pies

Bonifacy

Kino

Chomik

Jan

Czytanie

Królik

Alojzy

Bieganie

Pies

Aleks

Kino

Pies

Paweł

Spacerowanie Kot

Maciej

Rowery

Chomik

Zenon

Podróże

Królik

Zbigniew

Bieganie

Kot

Joanna

Gotowanie

Papugi

1. Korzystając z narzędzia Formatuj jako tabelę przygotujmy w programie Excel tabelę.

Pamiętajmy, że nasza tabela ma już nagłówki.

2. Posortujmy naszą tabele alfabetycznie według imion.

3. Poprzez filtrowanie danych sprawdźmy jakie hobby i jakie zwierzę są najbardziej i najmniej popularne w powyższej grupie osób.

Dobra robota, brawo!

W kolejnym rozdziale przejdziemy do następnej użytecznej funkcji programu, jaką jest Szybka Analiza danych.